業務ソフト入れ替えの際に考えたいこと

事業の拡大、法令改正対応、ソフトウェアのサポート終了・・・
様々なタイミングで業務ソフトの入れ替えに迫られることと思います。
新しいソフトウェアを用いることで最新の機能を使えるメリットがありますが、
せっかくの機会！普段行えないことにも目を向けてみませんか？

■業務の棚卸

業務ソフトの選定、運用方法を考える際には、何を為したいかを考える必要があります。
今まで行ってきた業務の棚卸を行い、思い切って不必要な作業をやめる決断も考えてみてはいかがでしょうか。

・他の簡単な方法で済む作業が見つかりやすくなる
・スムーズに行う上で最適な順番、タイミングがわかりやすくなる
・他担当者との作業範囲の重複がなくなる
・引継ぎが楽になる

このような効果も期待できますので、このタイミングで検討いただくのもよいのではないでしょうか。

■作業手順の見える化、約束事の作成

新しいソフトに慣れるまで、マニュアルやコールセンターを活用しながら四苦八苦することと思います。
慣れない間は誰しもが苦しむことであり、対策をとっておくと他の人でも活用できるものになります。

・作業手順の見える化
⇒自分のメモだけに手順が記載されていませんか？
　ぜひ部署内・社内で共有してみましょう！

・約束事の作成
⇒意識的、無意識的に統一された入力や作業方法があるもの、
　それをルールにしてみましょう。
　カナの半角・全角を統一するだけでも効率が違いますよ！

■他部署も巻き込む

単にソフトを利用する部署のみの話にせず、積極的に他部署にも声掛けを行ってみてはいかが？
他部署に協力いただくことで、今までの自部署のみ作業では効率が悪かったものが、
全体の効率をあげるきっかけになるかもしれません。

また、普段自部署の業務が見えていない相手に対しても、
重要で大変な作業をやっているアピールになったり・・・

このように業務ソフトの入れ替えをきっかけにして、運用面の改善を考えることもできます。
「今までの業務にあったシステムを導入する」というのも、もちろん一つの考え方ですが、
「今より一歩進んだ仕組みを考え、それに合わせて運用、システムを導入する」
という視点もよいのではないでしょうか。