人事管理業務をシステム化するときに抑えるポイント

人事管理業務とは？

　企業を発展させるためには、社員を採用し、その社員が企業内で活躍してもらうための社内教育が行われ、その後能力に合わせた適正な人員配置を行い、定例的に昇進や賃金をはじめとした処遇を行う必要性があります。つまり社員という人的資源を有効活用するための施策を総称して「人事管理業務」と呼んでいます。

人事管理には大きく分けて２つの役割がある

　まずひとつ目の人事管理の役割として、人を扱う仕事があります。その業務の範囲は採用活動のほか、人材の育成、評価、さらには定期的に行われる人事異動、昇格、配置管理など多岐に渡ります。組織の人、つまり従業員を対象とした業務が特徴です。

　もう一つの人事管理の役割として、会社の中でも、従業員を対象とした社内環境の整備を目的とした仕事があります。その業務範囲は、福利厚生の管理や労働安全衛生の管理、さらには労使関係の管理、労働組合との折衝および調整などが該当します。

どちらも社員を対象とした業務を行うという意味では同じですが,、前者は社員個人を対象としている一方で、後者は組織全体を対象としているという点で違いがあります。

どちらの方が重要というものではなく、どちらも会社経営には欠かせないものだと言えます。

人事管理の問題点

　どの企業に聞いても必ず同じ答えが返ってきます。「書類が多くて、どこに何があるのか探すのが大変。」さらに言えば「最新の社員情報ではない場合があるため、常に最新情報かどうか確認しながら手続きをしている。」といったものです。人事管理は管理する数だけの書類があり、かける人数分の書類が増え続けていきます。

　少人数の頃は割と簡単に探せていた書類が、今では何処に何の書類があるのか分からず、担当者ですら探し当てるのに苦労するという現状があります。エクセルやPDFで管理されていても、一元化されていないため、フォルダを探し当てるのに一苦労という話も聞きます。

人事管理システム導入のメリット

　バラバラになった人事管理情報をひとつにまとめて、だれでも必要な時にその情報へよりスムーズにアクセスできることが重要です。そうなれば、今まで苦労して作成していた社内管理資料の作成や、行政へ提出書類の作成がより簡単になることでしょう。特に複数人で人事管理業務を行っている場合、クラウドサービスなどを利用することにより、自席から離れることなく必要な情報のアクセスできるようになります。これにより一元化された最新の人事情報を会社の資産としてストックしておき、必要なときに経営層が経営判断に利用することも可能になります。

人事管理システム導入のデメリット

　人事管理のシステムをただ導入すれは良いというものではありません。常に最新の人事情報になるように、どの業務の場合、どの担当者が、どのタイミングで情報を更新するのか。といった業務フローまで作成しておかないと、いざ情報を取り出したときに、実は１年前の古い社員情報のままで、間違った情報を流用してしまう危険性があります。

　また戦略的に人事管理の情報を利用するには、組織と人材を分析出来るツールなども出回っています。しかしその分析をするには、正しい人事情報が必要なため、もし間違った人事情報のまま分析してしまうと、せっかくの人材を間違った方向へ導き兼ねません。

導入目的の明確化

　システム導入にあたっては、人事・給与業務を強化したいのか、受注から生産・販売・人事に至るまでの一貫した総合パッケージが必要なのか、という目的意識をハッキリさせるところからスタートしましょう。人事業務の中でデータベースを一元管理して、通常業務が効率化できれば良いのか、データベースをさらに戦略的に活用していきたいのかも明確にします。 

特に現在注目されている人事管理システムは、社員の能力を適切にマネジメントするためのツールですから、ツールの効果を最大限に得るために社員の理解を求める目的から、導入前研修を実施するなど、システムを迎え入れる準備が求められます。 

システム導入によって、給与計算や勤怠管理といった通常業務では人海戦術では起こりやすかったミスやエラーを圧倒的に減らすことができます。さらに適切な配置や育成、組織化などで、これまでは個人の勘や印象に頼りがちだった人材管理を合理的におこなうことが可能になり、会社と社員ともに満足度が高まっていくでしょう。

ただし、個人情報を大量に扱うことや、企業戦略上の重要情報も含まれてくることから、自社内管理にこだわる企業がありますが、それには管理コストの高さやメンテナンスの手間という問題があります。 

クラウド型のシステムなら、強固なデータセンターで管理され、災害や事故、その他のトラブルに対して自社内サーバーよりも堅牢と考えられています。また管理コストについても低減できる可能性があります。

社員全員が能動的に人事管理システムを利用できる環境作りを考えると、これからはクラウド型のシステムにするか、今まで通りのパッケージ型にするか、柔軟な考えでで検討することが望ましいでしょう。

最後は好みになる

　頻繁に利用するシステムになるため、結局は、使いやすいと感じられる人事管理システムが良いかと思います。

管理項目の数がとても多く、出来ることが色々あったとしても、それらを使わなかったり、もしくは使うまでの操作が分かりずらく、今まで管理していた方法より苦労する、といったことになりがちです。そうならない為に、人事・総務担当者が「これなら間違いなく使える。」というシステムを選定することで導入がよりスムーズに運ぶことになるかと思います。

最近では体験利用が可能なサービスも多いため、まずは使ってみてから導入を検討することをお勧めします。