テレワーク　勤怠管理の注意点

新型コロナウイルスの影響で私の周りでもテレワークをするようになったという声を耳にするようになりました。テレワークを始めるにあたり様々な課題があるかと思います。

例えば、業務ソフトが社内の環境でなければ扱うことができない、社内コミュニケーションの減少、勤怠管理の方法が難しいといったものが考えられます。今回のブログでは、テレワークの勤怠管理の方法や注意点についてご紹介させていただきます。

１．テレワークでも勤怠管理は必要？

テレワークであっても労働基準法が適用されるため、勤怠管理を行う必要があります。テレワークの場合、社外で仕事をすることになりますが労働者は残業代を請求することができます。この為、テレワークだからといって勤怠管理を怠ってしまうと残業代の請求について後から問題になることが考えられますので、しっかりと管理する必要があります。

２．勤怠管理の方法

2-1　メールで始業・終業時刻を送付する

テレワークを実施している企業の多くがメールでの勤務時間の管理を行っていると言われています。メールで送付する場合は費用を掛けずに手軽に労働時間を把握することが可能になります。パソコンのログなどを合わせて送信することでより正確な管理を行うことができます。

2-2　自宅からPCやスマートフォンで打刻をする

昨年の働き方改革を機に、勤怠管理システムを導入した企業も多いと思います。現在、主流の勤怠管理システムは、クラウドなどと連携してPCやスマホから打刻できる機能を備えていることが多いです。

この場合、打刻位置を確認することもでき不正打刻を防止することが可能です。また、勤怠管理システムと連携できるため始業・終業の打刻管理だけでなく、労働時間の集計を自動で行ってくれるメリットがあります。

3．みなし労働でも大丈夫？

条件付きではありますが、テレワークでも「事業場外みなし労働時間制」を適用することができます。

「事業場外みなし労働時間制」とは事業場外で業務に従事した場合、労働時間の把握が難しいときに所定労働時間労働したとみなす制度のことです。テレワーク時に適用するための条件が以下の3点です。

・業務が自宅で行われること

・パソコンが使用者の指示で常時通信可能な状態となっていないこと

・作業が随時使用者の具体的な指示に基づいて行われていないこと

みなし労働にはなりますが、深夜労働や休日労働が必要となった際は割増賃金を支払う必要があるのでご注意ください。

４．就業規則の変更は必要？

就業規則の変更の必要性ですが働く場所が変わるだけで、通常業務と労働時間・労働条件などが同じということであれば就業規則を変更せずテレワークを導入することは可能です。

就業規則の変更は必須ではありませんが、就業規則を変更し曖昧な点を無くすことで後々のリスクを回避することができます。テレワークを実際に導入している企業がどのような就業規則を設けているのか一例をご紹介いたします。

・通信機器などの費用負担

在宅勤務ではPCやスマホでインターネット回線を使用します。この費用負担についてあらかじめ企業と労働者の間で決めておくことで、後から請求されるといった問題のリスクを減らすことができます。

・テレワークの対象者

テレワーク導入にあたり全社員が対象者になることが好ましいと思いますが、実際に社内での作業が必要であったり、新入社員の教育であったりと対象者を絞らずに導入すると業務に支障をきたす恐れがあります。

・時間外労働、休日労働

テレワークであっても時間外労働、休日労働については割増賃金の支払いが必要になります。テレワークでは労働の実態の把握が通常と比べて難しくなります。このため、事前の申請がなく時間外の業務や休日労働を行ってしまう可能性が高くなります。

そのため、テレワーク時には時間外労働や休日労働を就業規則で禁止している企業もあります。

５．さいごに

現在は、緊急事態宣言が発出され環境が整っていないままテレワークを実施している企業が多いと思います。これを機に、テレワークを継続的に実施することを検討している企業は下記の補助金を活用し、業務ソフトのクラウド化など環境整備を進めてみるのはいかがでしょうか。

新型コロナウイルスの完成拡大の対策として、テレワーク環境の整備等に取り組む事業者向けのIT導入補助金の特別枠が設けられました。この特別枠については別のブログで紹介されておりますので、是非ご覧ください。