領収書や請求書など書類の電子データ化について
テレワークを導入される企業も増え、注文書や請求書など紙でのやりとりがスムーズに処理できていないところもあるのではないでしょうか。
これまで紙で管理されていた書類も電子データで管理することが法律でも認められています。
電子帳簿保存法
1998年に電子帳簿保存法が定められました。
正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。
この法律で、国税関係の帳簿書類の電子データ化が認められました。
ただし、始めから請求書等が電子データで作成されていることが条件となります。
紙の請求書等を電子データとして保存することは認められませんでした。
e-文書法
2005年にe-文書法が定められました。
e-文書法は「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」、
「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律の総称です。
電子文書法とも呼ばれます。
電子帳簿保存法では認められていなかった、紙の書類の電子データ化が認められました。
下記ページに電子データとして保存可能な文書が紹介されています。
「e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」(内閣官房 情報通信技術(IT)総合戦略室 )
電子データ化に関する要件
電子データ化する際に、下記の要件が定められています。
1.見読性
電子データに変換したあとでも書類を見やすくする必要があります。
ディスプレイでの確認のしやすさ、カラープリンターでの印刷など、対応した機器が必要です。
2.完全性
電子データにすることで、編集や改ざんもできるようになってしまいます。
改ざん防止のため、証拠となるタイムスタンプ等が必要になります。
3.機密性
紙の書類が手元に無くても確認ができるため、セキュリティを高める必要があります。
外部からのアクセスはもちろん、書類によっては社内でのアクセス制限も必要になることもあります。
4.検索性
電子データにした場合も検索しやすくする必要があります。
検索可能にするために、ファイル名やカテゴリの設定をするなどの工夫も必要です。
規制の緩和
1.承認
変更前
3カ月前までに税務署長に申請書を提出し、事前に承認を得る必要がありました。
さらに文書ごとに承認が必要でした。
変更後
税務署長の事前承認が不要になりました。
2.金額
変更前
領収書や契約書などで3万円未満の書類のみ、スキャナでの保存が認められていました。
変更後
契約書や領収書などの金額制限が無くなりました。
3.署名
変更前
入力者の電子署名と24時間以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。
変更後
電子署名は必要なくなりました。
タイムスタンプは24時間以内である必要はなくなり、内部規定で定めることで業務に応じた時間で認められるようになりました。
入力者が特定できるIDなどがあれば、タイムスタンプでなくても問題ありません。
4.保存
変更前
フルカラーのスキャンのみ認められていました。
変更後
重要書類以外については白黒での保存が認められました。
電子データ化するメリット
1.保管に場所をとらない
これまで紙で保管していた書類がデータとして保管できるため、社内でスペースを必要としなくなります。
2.容易に検索ができる
検索可能な端末があれば、書庫に移動せず何年も前の書類を確認することができます。
3.経費を削減できる
紙で印刷した場合にかかる用紙代・インク代がかかりません。
4.業務を効率化できる
印刷にかかる時間を減らすことができ、封筒に封入する手作業も無くなります。
まとめ
書類の電子データ化には要件を満たす必要がありますが、当初よりもかなり緩和されました。IT化も進みテレワーク等も取り入れられている今、社内書類の電子化もぜひ検討してみてください。
