販売管理ソフトとは

たくさんの販売管理ソフトがありますが、そもそも販売管理ソフトでどのようなことができるのかについて説明していきます。

伝票の入力について

それぞれ伝票をパソコンで入力します。
パソコンで入力する際も、キーボードで必要な項目に移動したりと入力しやすいようにできています。
得意先や商品を選んで入力する際にも名前を入力する必要はなく、割り当てた（設定した）コード番号を入力することで名称が入力できます。
コード番号以外でも、名称や設定している区分（商品の分類）などで検索して入力することができます。

また、見積書や受注伝票の内容を売上伝票にそのままコピーすることもできます。
同じ内容を2回入力する必要はありません。
数量や金額が一部だけ変わる場合も、内容をコピーした後に修正して登録することができます。

売上伝票へのコピー以外でも、受注伝票内や売上伝票内でコピーすることもできます。
一度入力した内容と同じ伝票や内容が近い伝票はコピーして登録、修正してから登録できます。

定期的に入力している売上伝票も、一度設定をするだけで自動的に売上伝票を作成してくれます。
伝票のコピーや定期的な売上のある伝票を設定することで、起票する時間を短縮することができます。

伝票の検索について

過去の伝票を確認したい場合、まとめたファイルや膨大な資料の中から探す必要があります。
販売管理ソフトの場合、様々な条件で伝票を検索することができます。
伝票を入力した日付、得意先情報、商品情報、入力者など細かく指定して検索できます。
検索した伝票をそのまま修正したり、納品書を発行することもできます。

伝票の確認と集計について

日々入力した伝票や月の売上など、任意のタイミングで集計して確認することができます。
下記のような条件で確認することができます。
・1日に入力した全ての伝票の確認
・週や月毎の売上確認
・得意先ごとの売上確認
・商品ごとの売上確認

上記は一例ですが、設定次第では得意先の地域毎に集計したり、商品のカテゴリごとに売上を確認することができます。
さらに昨年の売上と比較したり、個人毎に前年比や前月比の売上の集計をすることもできます。

請求（支払）について

どの得意先に対してどの請求期間で請求したかを確認できます。
予め得意先毎に締日を設定しておくことで、各締日単位（20日締、月末締など）でまとめて請求書を発行することができます。
請求書が必要でない得意先も個別で設定できますので、毎月請求に関して気にする必要はありません。

直近の請求書の内容や過去の請求に関しても確認ができますので、間違いを防いだり間違いが見つかった場合にもすぐに修正することができます。

入金・回収について

入金伝票を作成した後、どの入金がどの請求と一致するか確認しながら紐づけすることができます。
紐づけをすることで、請求から入金まで期間が開いた場合や一部だけ入金の場合も確実に管理することができます。

振込の場合は、どの銀行にいつどのくらいの金額が入ってくるか（必要か）の管理もできます。
回収が終わっていないものに関しては、未回収として集計することも可能です。

印刷について

見積書や納品書、請求書はもちろんですが、集計した資料も印刷することができます。
用紙に出力するだけでなく、ExcelやPDF形式で出力することも可能ですので、用紙を使用することなく社内で共有することもできます。
ExcelやCSV形式で出力することで、一度パソコンで編集や集計してグラフ化したり社内資料として保管することもできます。

販売管理ソフトに対してデータ形式で取り込むことも可能です。
これまで別の販売管理ソフトを使用していたり、Excelなどで伝票や売上を管理されていても、設定は必要ですが新しい販売管理ソフトへデータを移すことが可能です。

最後に

販売管理ソフトと言っても、メーカーによって備わっている機能や入力のしやすさ、見やすさ、価格も異なります。
検討している販売管理ソフトが自社に合っているのか、自社でやりたいことはどのメーカー製品だと実現できるのか、些細な事でも構いませんのでお気軽にご連絡ください。
導入してからもご満足いただけるよう、最も合う製品をご提案させていただきます。