ある業務ではじめてソフトウェアを利用するとき

あらたな業務に取り組む場合、できることならばソフトウェアを活用し、効率的に業務をすすめたくははありませんでしょうか。ただ、いきなりソフトウェアを使って新しいことをやろうとしても、スムーズに始められないことも多いかと思います。ソフトウェアの導入・運用をスムーズに始めるために例えば下記のような方法をとってはいかがでしょうか。

１．アウトプットを洗い出す

ソフトを業務で利用する場合、ほとんどの場合で帳票やデータなどの出力がゴールになります。まずはゴールを明確にして、そのために必要な情報、タイミングを整理しておきましょう。

２．登場人物を整理する

出力した帳票やデータを誰に見てもらうか、渡せばよいか、出力するまでの作業は誰が行うか、前提となる情報は誰に提供してもらうかを整理しておきましょう。整理することで、作業分担をすることで効率化できる部分、逆に作業分担すると非効率な部分も見えてきます。

３．前提条件と順序を確認する

作業を始める際に必要な情報、必要な前提作業を確認しましょう。作業順序を確認することで、どのタイミングで情報が揃っていないと不都合が生じるか、どのタイミングで前提作業をやっておくかのタイミングが見えてきます。

４．作業スケジュールを作成する

日次、月次、年次等の作業スパンに沿って、いつまでに何をするかを決めておきましょう。その際には、不測事態に対応できるような余裕をみること、上司や部外の人に無理のないスケジュールで依頼できるようにすることを心がけるとスムーズな運用に効果的です。

５．まずはソフトを使わずやってみる

最初にソフトを使わず（手作業で）試しにやってみましょう。そうするとキーポイントになるところ、アウトプットのイメージをつかむことができます。ソフトを使わず無理のない作業ができることを確認しながら、どの部分をソフトで効率化していきたいかという視点でソフトの活用方法を考えてみてはいかがでしょうか。