従業員との年末調整申告書類のやりとり

2020-12-18 02:58

今年も年末調整の時期がやって参りました。給与事務担当者にとって、とても忙しい時期に差し掛かり、大変な心中をお察しします。

令和2年の年末調整申告書類は一部が変更となり、

（１）給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

（２）給与所得者の保険料控除申告書

（３）給与所得者の基礎控除申告書(兼)給与所得者の配偶者控除等申告書(兼)所得金額調整控除申告書（←新設）

（４）住宅借入金等特別控除申告書

と申告書の数も多く、どれを誰に配布するのか迷うケースもあるかと思います。

年末調整申告書類の配布

年末調整のための申告書類は税務署からもらってきたり、給与計算ソフトから出力した申告書へ社判などを押し、従業員へ配布し、期限を設けて、記入済みの申告書を回収するのが一般的な流れかと思います。従業員によっては、「書き方を教えて」と問い合わせしてきたり、提出した申告書を確認すると、不備があって何度も差し戻しと再提出を繰り返したり、はたまた期限を守らず、催促するまで提出しない従業員がいたりと、大変な業務であることは間違いありません。

年末調整の電子化を考える

電子化を考えるうえで、ます一番に思うのが、国税からリリースされた「年調ソフト」が魅力的に見えるかもしれません。国税からリリースされているため、誰でも自由に使ってよいソフトとなっていて、当然コストもかかりません。従業員が、国税庁ホームページ等からダウンロードした年末調整控除申告書作成用ソフトウェアに、住所・氏名等の基礎項目を入力し、保険会社等から控除証明書等を受領した電子データをインポート（自動入力、控除額の自動計算）して年末調整申告書の電子データを作成。その後会社に提出。一見するととても良さそうにみえます。

しかし良く考えてみてください。紙での申告書のやり取りでさえ、記入方法などの問い合わせがあり、そのようなことまで答えていたのに、その上、記入方法以外のソフトのダウンロード方法や、保険料控除証明書のインポート方法や、年末調整データの出力方法、年末調整データの送信方法など、従業員が新たに覚えて操作する内容がかなり多く、これでは限りなく問合せが増えてしまう事がすぐに予想できます。これらの内容を全ての従業員がそつなくこなしてくれると良いのですが、なかなかそうはならないかもしれません。

年末調整申告書サービスはWebブラウザ型がおすすめ

国税から出ている「年調ソフト」は残念ながら、インストール型です。デメリットは既に述べているので言うまでもないでしょう。ではなるべく従業員に負担を掛けることなく、スムーズな年末調整し申告書類のやりとりを実現するにはどうすれば良いのでしょうか。

それは、ある程度の出費を覚悟してでも、申告書をWebブラウザで完結できるような年末調整サービスを選択することです。Webブラウザ型であれば、煩わしいインストール作業などは必要なく、また毎年の制度改正に合わせて、アップデートする手間なども省けます。もっと言えば、データはクラウド上にあるため、データの出力や、データの移動なども一切なく、申告書の内容を記入し、提出ボタンを押せば、給与事務担当者のところに一瞬で届いてしまいます。このようなサービスを選定する事で従業員はデータのやりとりを意識することなく、手軽に年末調整の申告を行うことが出来るようになります。

実は今年の国政調査がまさにそれでした。Webブラウザで国政調査のポータルサイトにログインし、15分程度質問に答えるだけで、国政調査の記入が終わってしまい、なんとあっけないのかと驚いたほどです。以前までの紙に記入する方法だと、記入に1時間、封筒に入れて投函するのに1時間と非常に手間がかかっていました。

いかに従業員負担を掛けることなく電子化を進めるかといった点においては、国税からリリースされた「年調ソフト」では実現が難しいと思います。

年末調整サービスを選択するもう一つのポイントは？

年末調整申告書への入力・提出は、従業員が入力した年末調整申告書データを使って、年末調整計算（算定所得税の確定）をすることがそもそもの目的だと思います。そのためには「今お使いの給与ソフトとスムーズなデータのやりとりが実現できる年末調整サービス」を選ぶことです。当たり前のようで意外と見落としがちな点です。従業員情報を年末調整サービスへ移行できず、従業員が自分の氏名や家族のお名前などを、毎回申告書へ入力しなければならない。あるいは入力済みの申告書データと給与ソフトがデータ連携しないため、結局給与ソフトへ手入力しなければならない。となってしまうと、何のために電子化を進めたのかが良く分からなくなってしまいます。電子化することで、給与事務担当者、従業員の双方にとってメリットがあるものでなければ意味がありません。