勤怠管理をデジタル化してペーパーレスに！

いま、ICカードやスマートフォン、顔認証等で出退勤を管理されるところも増えたのではないでしょうか。
残業申請や有給申請も紙からデジタルへと変えることで、さらに効率良く正確に勤怠管理をすることができます。
今回は、勤怠管理に関する社内申請書をデジタル化するメリットと、システム導入時のポイントについて解説していきます。

申請書をデジタル化するメリット

申請書をデジタル化することで、下記のようなメリットがあります。

承認者が目の前に居なくても申請が進む

紙の申請書で押印が必要な場合承認者が居る必要がありますが、デジタル化することで承認者が出張等で不在でも申請書が滞ることがありません。

どこでも承認ができる

紙の申請書の場合は社内に居ないと承認ができませんが、デジタル化することで場所を問わず承認することができます。
スマートフォンやパソコンがあれば移動中や空いた時間でも承認が可能です。

いつ承認したかがわかる

押印だけだといつ承認されたかがわかりませんが、デジタル化することで何時何分にどういった理由で承認・否認されたかがわかるようになります。

履歴を管理できる

現在の申請書の状況や承認日時、これまでの各申請書を確認することができます。

承認された申請書からの転記ミスが無くなる

残業時間や休日を取得する日等、人の手で転記すると間違える可能性がありますが、システムで運用すると最終承認されたタイミングで時間や日数がすぐに反映されます。

導入する前の確認ポイントは？

事前に、現在利用している申請書の状況やルールを確認しておくことで、スムーズに設定・運用することが可能です。例として下記6点が挙げられます。

1. どのような申請書を使用しているか
2. どのような経路で承認されるか
3. 申請書ごとに承認経路が異なるか
4. 部署や役職ごとに承認経路が異なるか
5. 代理で申請書を使用することがあるか
6. 申請書を承認はしないが確認だけしている方がいるか

この1・２について、さらに具体例をみていきましょう。

現在使用している申請書の確認

社内で使用している申請書は、以下のようなものがあるではないでしょうか。

• 残業申請
• 休暇申請
• 出張申請
• 休日出勤申請
• 振休申請

上記は一例ですが、紙で申請されている場合、クラウド導入によりさらに効率良く運用することが可能です。

各申請書類の承認経路の確認

申請書ごとに承認者が異なる場合、以下のケースが考えらえます。
例えば残業申請は上長の承認まで、休暇に関する申請は総務が承認といったように
申請者が同じ方でも申請書によって承認者が異なる場合はシステムで設定が可能です。

・残業申請
    申請者　→　上長
    
・休暇申請
    申請者　→　上長　→　総務

部署によって申請経路が異なる場合も設定が可能です。
A部署は上長まで、B部署は部長までといった場合もそれぞれ設定が可能です。

・A部署の残業申請
    申請者　→　上長
    
・B部署の残業申請
    申請者　→　上長　→　部長

実際にデジタル化する場合は、既存経路にも注目

下記の順で設定量は多くなっていきます。

1.どの申請書も承認経路が同じ
　↓
2.申請書ごとに承認経路が異なる
　↓
3.部署ごとに承認経路が異なる

申請書の種類や部署の数によって前後しますが、基本的には上記のような順です。
さらに代理で申請をするか、承認しないが確認だけする方がいるか、承認者が複数人いる場合など、条件が増えるとさらに設定が複雑になります。

まとめ

申請書の種類が多く経路が複数ある場合は設定は大変ですが、一度設定すると部署や役職等の組織改編が無い限りは同一設定で運用が可能です。
申請書をデジタル化する前に勤怠管理ソフト等を既に利用されている場合、申請書類のために部署や役職等の組織情報の設定を変更することも少なくありません。
導入を考えられている場合、一度社内の申請書の種類の把握と部署や役職等の組織情報の確認をおすすめいたします。

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