マイナンバーの収集や管理をシステムで行う場合の効率化・セキュリティのポイントは？

給与の源泉徴収票や各支払調書等のため、マイナンバーの収集・管理は必須ですが、台帳やExcelで管理するのは大変な手間ですし、情報漏洩対策等、気を付けるべきことは数多くありますね。
ここでは、マイナンバーの管理をシステムで行う際に効率化できる点、セキュリティ面でのメリットをご紹介します。

収集の効率化

まず重要なのは、従業員のマイナンバーを収集する機能です。
スマホや自分のPCからでも提出可能で、スマホだとマイナンバーカードや身分証明書を写真撮影し、そのまま画像で提出を行えます。
管理者側も、提出された情報をチェックし、不備があれば再提出依頼を簡単にメールで通知することが可能です。
未提出者もすぐに把握することができます。

管理面の安全性

システムそのもののセキュリティ面は、データの暗号化や分割管理により安心です。

また、マイナンバーは社内でも特定の担当者しか扱えないルールがあるので、別の者が扱えないようにしっかり権限管理されている必要があります。
システム上では、誰が、いつ、マイナンバーを閲覧したか、あるいは出力したか等の履歴管理もなされているため、データがどう使用されているかもチェックを行うことができます。

他システムとの連携

すでに給与システムを使用している場合、そちらでもマイナンバー情報が必要となります。
別システムの場合は、csv等のファイル出力・入力機能による連携が行えたり、
同じメーカーのシステムの場合は、直接連携によりそのままマイナンバーの使用を行うことができます。

システムによるマイナンバー管理にご興味ございましたら、ナイスシステムまでご連絡ください。