ソフトウェア選定で失敗しないための３つの方法

ソフトウェアを導入する際には、「自社の業務にマッチするのだろうか？)と不安になることはありませんでしょうか。購入し使い始めてから、実際に行っている業務とソフトウェアの機能が合わないことがわかっても困ります。そのため、ソフトウェアの選定には、導入される前に充分な検討を要するところですが、あまり悩んでいても前に進みません。そこでソフトウェア選定に失敗しない３つの方法をご紹介したいと思います。

同じ業務範囲のパッケージソフトでも、作っているメーカー・商品の種類によって、「できること」「できないこと」が細かく違っています。メーカーや販売店に確認したいところですが、言葉での説明ではなかなかイメージをつかむことも難しく、認識のすれ違いが生まれかねません。事前にできるかできないかの確認には、下記の点をお伝えいただくと認識違いを減らすことにも有効です。

●ソフトウェアのデモを行ってもらう

多くのメーカー、販売店で商談時のデモ（※1）に対応してくれます。実際に会うことができない遠方であっても、テレビ会議・web会議といった遠隔でもお互いの顔を見ながら話の出来る方法もございます。ご購入前には一度デモをお願いしてみてはいかがでしょうか。

※１　デモ（デモンストレーション）
ソフトウェアの機能・性能などをことさらに詳しく示すために、設定方法や操作方法を実演すること。

●ソフトウェアを使用する業務に必要な資料をできるだけ提示する

ソフトウェアで行う業務に用いる資料、同様にソフトウェアで作成する資料（販売管理ではれば納品書・請求書、財務会計であれば振替伝票・試算表・決算書等のソフトウェアで入出力を行う資料）をできるだけメーカー、販売店に可能な限り全てメーカー・販売店に提示するのも有効です。数字や個人情報は黒塗りして提示すれば、情報は外部に出さずに、運用のイメージを伝えることができます。ソフトウェアを使う上で重要になってくるのはインプット・アウトプットの部分になりますので、どの資料・データから入力して、どの資料・データを作成するという点を明確にすることは非常に有効です。

●マニュアル・手順書を提示する

現在の業務やシステム環境で行っている作業に、開示できるマニュアル・手順書があればそれも提示しましょう。その際にどのタイミングか、誰が作業を行うか等、5W1Hがわかる形であればベストです。

上記のほかにも有効な方法はあるかと思いますが、うまくメーカー・販売店を味方につけて、まずは自社の業務を理解してもらってはいかがでしょうか。