OCRを導入するメリット
OCRとは
OCRとはOptical Character RecognitionまたはOptical Character Readerの略で、光学的文字認識のことを言います。
電子データではなく紙媒体に印字された文字を、スキャナやカメラで読み取る技術です。
AIで学習できるものはAI OCRと呼ばれます。
OCRを導入するメリットは？
では、ここからはOCRを導入・運用するメリットをみていきましょう。
まず大きな点として、紙文書をデータに変換する時間が大幅に減ります。
これまでは紙の資料を見ながら手で入力することでデータ化していましたが、OCRでスキャンすることで瞬時にデータ化することが可能です。
さらに、導入後のメリットとして下記3点があります。
１、場所を取らない
紙の資料を保管する場合、ファイリング等をしても場所を取ってしまいます。
データにした場合、物理的なスペースを取ることはありません。
２、検索しやすい
紙の資料の場合、どういう資料かいつ頃の資料かで探す必要がありますが、データ化しておくことで容易に検索することが可能です。
３、共有しやすい
紙の資料だと原本が1枚しかありませんが、データ化しておくと社外の人にもすぐに情報共有することができます。
データ化できるものの一例
具体的に、業務を行う上でやりとりのある下記のような書類をデータ化することができます。
・見積書
・納品書
・請求書
・領収書
・レシート
・名刺
・申込書
これらがデータ化されていることで、検索時間の負担が減り、さらに情報共有もしやすくなるでしょう。
まとめ
電子帳簿保存法に伴い、ペーパーレス化の需要も高まっています。
OCRの技術が発表されたときよりも技術も進化していますので、一度ご検討してみてはいかがでしょうか。電子化に関することなどで、お困りごとがありましたらお気軽にご相談ください。
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