勤怠管理システムのワークフロー機能は、従来の紙ベースでの申請・承認を電子化することで、労務管理の効率化と精度向上に大きく貢献します。 しかし、多くの企業では、ワークフロー機能の導入に二の足を踏んでいるのではないでしょうか。

本記事では、勤怠システムのワークフロー機能に焦点を当て、導入のメリットを5つに分けて詳しく解説します。ワークフロー機能導入を検討している企業担当者の方、勤怠管理の課題にお悩みの方にとって、参考となる情報をお届けします。

勤怠管理システムのワークフローとは

システム上の「ワークフロー」とは、社内の手続きに必要な①申請→②承認・決済の流れを指します。勤怠システムのワークフロー機能は、従業員の申請・承認を電子化するための機能です。

ワークフロー機能がある勤怠管理システムでは、承認されることにより、勤怠管理システム上の勤怠データが変更できるようになります。

具体的には、以下のような機能があります。

• 打刻時間の修正申請・承認
• 残業申請・承認
• 休日出勤申請・承認
• 遅刻早退申請・承認
• 代休・振替休日・有給休暇の申請・承認

これらの機能を従業員（申請者）・上長（承認者）・担当部署（決裁者）にわけてみていきます。

従業員による申請でできること

• 残業申請（早出残業、普通残業、深夜残業、休日出勤など）
• 打刻時間の変更
• 休暇申請（有休、特急など）
• 代休振休
• 遅刻早退
• 出張

社内のルールに沿って、申請内容、申請ルートの設定や決裁者選択が可能です。外出中でもスマホから申請することができ、自分が出した申請をいま誰が処理しているかリアルタイムで処理状況を確認できるようになります。

上長による承認・担当部署による決済できること

申請内容を確認し、承認or差し戻しの簡単な操作が可能です。 回覧・多段階承認にも対応できるシステムが多く、 通知メールが自動送信される機能で、いつでもどこでも承認・決裁できるため未承認によるワークフローの停滞を防げます。

すべてシステム上で完結するため、ペーパーレス化といったメリットもあります。

勤怠申請のワークフロー導入のメリット

業務効率化

ワークフロー機能導入の最大のメリットは、業務効率化です。申請・承認にかかる時間を大幅に削減し、労務担当者の負担を軽減することができます。従来の紙ベースでの申請・承認では、以下のような課題がありました。

• 申請者が書類を作成し、捺印を得るために各部署を回遊する必要がある
• 承認者が書類を確認し、捺印するために長時間机を離れる必要がある
• 申請漏れや誤承認が発生しやすい
• 承認履歴の管理が煩雑

ワークフロー機能を導入することで、これらの課題をすべて解決することができます。従業員はパソコンやスマートフォンから簡単に申請を行い、承認者は外出先からでも承認処理が可能になります。また、申請・承認履歴を自動的に保存し、過去のデータを参照することができます。

ミスの防止

ワークフロー機能導入のもう一つの大きなメリットは、ミスの防止です。紙ベースでの申請・承認では、申請漏れや誤承認などのミスが発生しやすいですが、ワークフロー機能を導入することで、ミスの発生を大幅に抑制することができます。

ワークフロー機能では、申請内容のチェックや承認ルールの設定など、ミスを防ぐための仕組みを導入することができます。例えば、以下のような機能が有効です。

• 必須項目の入力チェック
• 申請内容の二重チェック
• 承認ルールに基づいた自動承認
• 承認履歴の閲覧

コンプライアンス遵守

ワークフロー機能は、労働基準法などの法令遵守にも役立ちます。勤怠管理は、労働基準法などの法令に基づいて行う必要があります。しかし、紙ベースでの管理では、法令違反のリスクが高くなります。

ワークフロー機能では、法令に基づいた申請・承認ルールを設定することができます。例えば、以下のような機能が有効です。

• 残業時間の上限設定
• 休暇取得の制限設定
• 法定休日の管理

労務管理の透明化

ワークフロー機能は、申請・承認履歴を共有することで、労務管理の透明性を高めることができます。これは、従業員の満足度向上にもつながります。

従業員満足度の向上

ワークフロー機能導入は、従業員の満足度向上にもつながります。申請・承認手続きがスムーズになることで、従業員の負担が軽減され、ストレスが減少します。また、自分の勤怠状況を簡単に確認できるようになることも、従業員の満足度向上につながります。

勤怠システムのワークフロー機能を選ぶポイント

勤怠システムのワークフロー機能を選ぶ際には、以下のポイントに注意する必要があります。

必要な機能が揃っているか

上記で紹介したような、必要な申請・承認フローを自動化できる機能が揃っているか確認します。

ワークフロー機能ありの勤怠管理システムではなく、ワークフロー単体でシステム化すると勤怠管理とワークフローで別管理になってしまいます。決裁された申請を勤怠データに反映させたい場合は、ワークフロー機能がある勤怠管理システムを選ぶとよいでしょう。

業務フローの明確化

導入時の初期設定に時間を要するため、 部署ごとにルールが違うなど、社内ルール・業務フローが が統一明確化されていないと設定が複雑化したり、システムで対応できないケースもあります。

社内のルールに沿った設定が可能か、しっかりと機能をチェックすることをオススメします。

使いやすいか

従業員も操作を覚える必要があるため、紙と比べ誤入力が増える可能性があります。従業員や承認者が使いやすい操作性・画面デザインのシステムを選びます。

導入・運用コストが適切か

導入費用やランニングコストが自社の予算に合っているか確認します。

セキュリティ対策がしっかりしているか

勤怠データは機密情報であるため、セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選びます。

まとめ

業務効率化を図るうえで、勤怠管理・ワークフローのシステム化は重要なポイントです。

勤怠システムのワークフロー機能は、人事労務の負担を削減し、 勤怠管理の申請から承認までのプロセスをスピードアップさせるツールです。導入を検討している場合は、上記のポイントを参考に、自社に合ったシステムを選ぶようにしましょう。

自社でやりたいことはどのメーカー製品だと実現できるのか、些細な事でも構いませんのでお気軽にご連絡ください。システム導入後もご満足いただけるよう、最も合う製品をご提案させていただきます。

＞勤怠管理システムの導入事例

業務ソフトメーカー認定の当社インストラクターが、30社以上の業務ソフトを取扱い、サポート致します。マルチベンダーとして中四国（四国四県・広島・岡山）を中心に活動させていただき、それ以外のエリアではオンラインでもご対応致します。

ご興味のある方はぜひ、無料でダウンロードできるこちらの資料をご覧ください。
＞ナイスシステムサービス紹介資料のダウンロード【無料】はこちら