テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」を組み合わせた造語で、自宅などのオフィスから離れた場所から、ICT（情報通信技術）を使って仕事をする働き方のことです。

大企業ではテレワーク導入が進んでいる企業も多く見受けられますが、中堅・中小企業ではまだ着手できていないということも珍しくありません。

本記事では、テレワーク導入における勤怠管理の課題や方法、システムの選び方をご紹介します。

テレワークにおける勤怠管理の課題

厚生労働省の「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」によると、使用者が感じている課題として「情報セキュリティの確保」「進捗（しんちょく）状況などの管理が難しい」などが挙げられ、中でも一番多かったのは「労働時間の管理が難しい」でした。

（テレワークの問題や課題 ）

出典：厚生労働省 「テレワークにおける 適切な労務管理のための ガイドライン」

従業員の労働時間管理

テレワークの勤怠管理は、労働状況の把握が難しいです。

オフィスで働いていれば、「誰が何時に出勤し、何時まで働いていたのか」容易に把握することができますが、始業・終業時刻が自己申告制になるため、サービス残業を行ってしまう従業員に使用者が気付きづらくなります。

従業員間のコミュニケーション

テレワークのデメリットとして「話したいときに必要な人と話すのが難しい」「ビジネスチャットアプリ等でコミュニケーションを取ってはいるものの会話する時間が減った」などが挙げられます。

社内のコミュニケーションが減る点もテレワーク・リモートワークにおける勤怠管理の課題の一つです。オフィス勤務であれば、従業員同士が同じ空間にいるため、自然と意思疎通が取れます。

そのため、テレワーク・リモートワークを取り入れる際は、意識的にコミュニケーションを取る習慣を社内に定着することも重要です。

テレワークにおける勤怠管理の方法

テレワークで勤怠管理を行うツールとして、メールやアプリ、エクセル、管理システムなどが挙げられます。ここでは、それぞれの特長や選ぶ際のポイントについてご紹介します。

始業・終業時刻の確認および記録（メールやチャットを利用）

テレワークにおける勤怠管理のひとつに、メールやチャットなどのコミュニケーションツールで、始業と終業の時刻を上司に報告する方法があります。

メリットは、特別な準備をしなくても勤怠時間を管理できる方法です。ただし、始業・終業時の確認が必要なため管理職の業務や負担を増やしてしまうデメリットがあります。実施する場合は、この点に留意する必要があります。

Excel出勤簿に自己申告で記入

ExcelやWordなどの電子ファイルを出勤簿として共有フォルダに用意し、始業と終業の時刻を記入することでも勤怠管理は可能です。

こちらも手間やコストをかけずに手軽に導入しやすい方法ですが、完全自己申告になってしまうため、リアルタイムで報告が行われない、後から改ざんされてしまうなどの可能性があります。

勤怠管理システムを利用

勤怠管理システムとは、出退勤の記録以外にも、休暇の申請・承認・取得記録やシフト管理など、勤怠管理に関するあらゆる業務をサポートするシステムのことを指します。

システム導入により総務や人事などの業務効率化も実現しやすくなりますが、注意点は、導入コストがかかることや、現時点の運用の洗い出し、システムへ落とし込めるかの整理が必要です。

＞参考記事

テレワークにおける勤怠管理の注意点

テレワークにおける勤怠管理は、社員の業務状況がわからないことで、 通常の業務とはさまざまな点が異なります。 注意点を確認しておきましょう。

イレギュラー発生時の対応ルール周知

テレワークの勤怠管理では、ルールが徹底されていなかったり、従業員がルールを知らなかったりすることで、問題が起こりやすい傾向があります。

例えば、

• テレワーク中の中抜けや早退、休憩時間の変更などに関する勤怠管理を適切に行えていなかったため、休憩と一時離席の線引きがうまくできず、従業員の間で不公平感が生まれてしまった。
• 自宅で気軽にPCを触れてしまうことから時間外労働が発生し、また会社側がそのことに気づかなかったことで、長時間労働が発生してしまった。
• 勤怠関係の申請・承認がアナログだったため承認印をもらいに出社する必要があり、結局テレワークが活用されなかった。

などが挙げられます。

イレギュラーなことが発生したときの対処法を従業員がいつでも確認できるようにしておく必要があります。従業員が迷うことなく適切な対応をとれるよう、できることとできないことを、はっきりさせておけば、独断で不適切な処理が行われることは回避できるでしょう。

長時間労働を防止するための施策

テレワークにおける長時間労働を防止するための施策としては、以下のものが挙げられます。

• 深夜や休日のメール送付は自粛するよう呼びかける
• 深夜や休日はシステムへのアクセス制限をかける
• テレワーク時の時間外労働、深夜労働、休日労働を原則禁止にする、もしくは申請制にする

テレワークでは管理者が目視で勤怠状況を確認できません。サービス残業や過重労働を防ぐため、システム的に残業時間を管理できる体制づくりを行う必要があります。

テレワークの勤怠管理システムの選び方

勤務時間の記録ができること

まずは勤務時間を正しく、漏れなく管理できることが大切です。

従業員や管理者にとっての使いやすさはもちろんのこと、集計や締めの処理も無理なくできることが重要となります。フレックスタイム制や裁量労働制を採用している場合であっても、問題なく管理できるシステムを選びましょう。

サービス残業や過重労働を防ぐ対策

勤怠管理システムには、下記のような機能があるものもあります。

• 残業時間の上限に対するアラート機能がついた勤怠管理システム
• 打刻とパソコンのログオフ時間を記録する勤怠管理システム
• 業務に必要なシステムへのログイン時間に制限をかける

残業時間をリアルタイムで集計し、法令に定められた上限が近づいた際にアラートを出せる機能により本人と管理者双方が残業時間を意識した働き方ができるようになるでしょう。

給与システムと連携可能な勤怠管理システムを選ぶ

既存の給与計算システムなど、すでに業務システムを利用している場合は、その業務システムと連携可能な勤怠管理システムを選ぶのがおすすめです。

たとえば、勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携することで、労働時間の集計から給与計算までの業務を自動化できます。バックオフィス業務全体を大幅に効率化できます。なお、どの業務システムを連携可能なのかは勤怠管理システムによって違うためご注意ください。

＞導入事例

導入サポートの充実

各製品において大きな差が出やすいのはサポート体制です。特に勤怠管理システムをはじめて導入する場合は、以下の点を比較するとよいでしょう。

• 導入前の初期構築サポートを受けられるか
• 導入後はどの程度サポートを受けられるか
• 専任の担当者がつくか

サポート費用が基本料金に含まれている製品から、初期設定に追加費用が必要なものまでさまざまです。なお、コストを抑えることばかりを重視してユーザー設定型のシステムを選んだために、導入後に大きな負担がかかってしまったケースもあります。

まとめ

テレワーク導入における勤怠管理の課題や方法、注意点を紹介しました。

通常のオフィスで働く従業員と違い、テレワーク従業員の労働時間管理は工夫が必要です。 「テレワークを導入したいけれど、勤怠管理が複雑になるから実現できない」といった悩みを抱えている人事労務ご担当者も多いでしょう。

勤怠管理システムを導入することで従業員一人ひとりの残業時間やコンディションの把握、さらにはチームや会社全体の業務改善にも役立てことができます。

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