給与明細を紙で配布することに伴い給与計算処理後、様々な作業が発生します。ペーパーレス化が進む現代において、 印刷用紙の準備・印刷・封入・郵送手続き…このような作業は、電子化する事により効率化出来ます！メリットが沢山ある給与の明細電子化について解説いたします。

給与明細電子化とは

給与明細の電子化とは、電子メールやクラウド経由で給与明細書を従業員に交付することをいいます。2006年に行われた税法改正により、2007年1月1日以降、給与の支払明細書や源泉徴収票の電子交付が可能になりました。現在では、退職所得の源泉徴収票・支払明細書や公的年金の源泉徴収票等も電子交付の対象となっています。

給与明細を電子化すると、給与明細の印刷や封入、配布や郵送といった作業工程を大幅に短縮できるため業務効率が向上します。また、書類の作成にかかっていた人的コストや印刷コストの削減も可能です。

（給与明細発行を紙で行う場合）

給与明細書を電子化することで、給与明細をクラウド上やweb上で閲覧することができるようになります。給与明細を電子化し、ペーパーレスを進めることでうまれるメリットについて見てみましょう。

給与明細を電子化する事によるメリット

コストの削減につながる

電子化に伴い、様々なコストを大幅に削減する事が可能となります。

• 印刷、封入、発送等の人件費など
• 封筒、切手、用紙、プリンター、インク等の物に対する費用など

これらは、従業員数が増えてくると、当然コストアップにつながるでしょう。

業務の効率化につながる

印刷→配布までの流れが電子化する事により無くなる為、他の業務に時間を充てる事が可能となります。また、紙の給与明細は保管するスペースや保管方法にも配慮が必要ですが、Webなら従業員から再交付を依頼されたときや、過去の給与明細を確認したいときにも、データ管理をしていれば容易に対応できます。

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ミスを減らすことが可能に

日々の業務の中で忙しさに追われるとミスする事もあるかと思います。毎月の作業ともなれば、「封筒と中身の宛名が違う」「担当者が配付ミスをする」ということが発生してしまう可能性があります。 しかし、電子化する事で封入ミスや宛名書き誤り等のミスが起きなくなります。

これらは労務担当者側から見たものですが、給与明細の電子化は、従業員側にも以下のような大きなメリットももたらします。

好きなタイミングで明細の閲覧が可能に

アカウントでログインして閲覧可能なソフトを利用頂いている場合、いつでもどこでもスマホでもPCでも閲覧可能になります。外出先や出張中、リモートワーク中などでも、PCやスマートフォンからすぐに給与明細を確認できます。

紛失の心配が不要に

電子化する事により、紙での受け渡しでは無い為、紛失や棄損の心配がなくなります。

まとめ

給与明細を電子化する際の注意点として、システム導入体制の整備が必要になります。大切なのは、自社に合ったシステムを導入することです。自社に必要な機能が備わっていなければ導入する意味がありませんし、多機能すぎて使いこなせなくても費用が無駄になってしまいます。

また、給与明細を電子化するためには「従業員の承諾や同意がなければ電子化できない」と法律により定められています。電子化によって得られるメリットを説明する場を設け、同意を得られるように働きかけましょう。

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