2022年1月から予定されていた電子取引に関するデータ保存義務化は、2024年1月から対応しなければなりません。2023年10月からインボイス制度もスタートし、経理業務を取り巻く環境が大きく変わってきています。

経理業務では帳簿管理や証憑（しょうひょう）など、紙書類ベースの業務が多かったのではないでしょうか。今回のインボイス制度・電子帳簿保存法改正をきっかけに制度対応のシステムを導入した企業もいるかと思いますが、今回の記事では、電子帳簿保存法改正へ対応することによる、経理業務におけるメリット・デメリットをご紹介していきます。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は1998年に施行された法律で、これまでに何度も改正され、現在に至っています。インターネットの普及やIT技術の進化により、電子データでの保存を一般化させ、業務効率化を図る目的で導入された経緯があります。

電子帳簿保存法の改正は、事業主の経理業務に影響のあるインボイス制度と並行して進められています。

（今までの流れ）

• 2019年10月1日  軽減税率制度の開始（インボイス制度は軽減税率とセットで導入決定）
• 2022年1月1日  改正電子帳簿保存法施行（電子取引での電子データ保存のみ猶予期間あり）
• 2023年10月01日  インボイス制度開始（2029年まで経過措置あり）
• 2023年12月31日  改正電子帳簿保存法における電子取引の猶予期間終了

電子帳簿保存法改正が、経理業務に大きくかかわるのは大きく2つあり、「電子取引をした請求書の紙保存ができなくなる」と「電子データの保存要件が緩和される」の2つです。

この2つが経理業務へどう影響するのかみていきます。

経理業務におけるメリット・デメリット

電子帳簿保存法のうち、電子帳簿等保存とスキャナ保存の導入は任意ですが、電子取引における電子データ保存は義務です。電子帳簿等保存やスキャナ保存を導入するか検討する際や、電子取引に対応する際に踏まえておきたいメリットとデメリットを紹介します。

メリット：システムによる業務効率化

電子帳簿保存法に対応するメリットは、社内のペーパーレス化や電子化の促進が期待できます。

帳簿や書類を紙ではなくデータでやりとりすることで「保管する時」「保管中」のタイミングで業務効率化を図れます。

「保管するとき」
紙の帳簿や書類を保管するためには、ファイリング作業が必要です。担当者の多くが以下の様な流れで作業しているのではないでしょうか。

• ファイルを発注し、
• ラベルをつけて、
• 規則に則って保管する。

一方、電子システムを導入して書類を電子保存する場合は、画面上の操作だけで簡単に保存が完了します（スキャナ保存を除く）。

（イメージ）

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「保管中」
紙で保存した帳簿や書類が必要になったときは、保管場所まで取りに行って該当のファイルを探し、その中から必要としているデータが記載された箇所を見つけなければいけません。ラベルなどをつけていたとしても、手間がかかるでしょう。

電子的に帳簿や書類を保管しておけば、日付や内容等で簡単に必要なデータを検索できます。

メリット： 紙保管がなくなった分の省スペース化

帳簿類や取引書類は、7年程度の長期間にわたって保管しなければいけないものです。事務所内に保管する場合は書庫の管理があり、書類保管サービスなどを利用する場合にはコストがかかります。

場所を取らず、必要な書類を保管できる電子保存は物理的な保管スペースの確保が不要になります。

デメリット：システム導入コスト

電子保存にあたってシステムを導入する場合は、一定のコストがかかります。クラウドサービスであれば、導入時の初期費用と月額費用がかかる場合が多いでしょう。

電子帳簿保存法の要件は近年の税制改正で緩和されてきてはいますが、不正防止などの観点から一定の要件が定められており、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する必要があるでしょう。

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デメリット：システムの管理と業務フローの整備

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する場合、社内のどこまでの処理をシステム化するのか・誰がシステムを利用できるのかといったことを決めなければいけません。

電子保存するためには、それに対応できるように業務フローを整備するとともに、適切な管理を行う必要があります。

たとえば、経費精算を電子化する場合、承認フローがデジタル化していなければ、電子取引データを印刷して従来のように紙で回覧することになり、却って業務の手間が増えてしまいます。アップロードされた電子取引データを、そのまま上長や請求書（もしくは経理）担当者がパソコン上で確認・承認する仕組みなら、紙で回覧しなくて済むでしょう。

最後に

「電子取引」に関するデータ保存義務化は、2024年1月から対応しなければなりません。電子帳簿等保存を適切に行うため、システムを導入する場合には従業員への説明も大切です。要件に沿った運用を進めるために、業務フローを 整理し、従業員や取引先に対して説明、周知しましょう。

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