電子帳簿保存法に対応するシステムの導入は必要なのか？
電子帳簿保存法で2022年1月に義務化されることになっていた電子取引の電子データ保存は、2年の猶予期間が設けられました。この改正に対応するためには、電子データの管理方法を検討しなければならず、システム導入で対応するか、システムなどを使わずに対応するかを悩んでいる事業者の方も多いかと思われます。
今回の記事では、電子取引の保存要件への対応について、新たなシステムを導入する場合としない場合、それぞれのメリットについて紹介していきます。
目次[非表示]
- 1.電子帳簿保存法とは
- 1.1.対応すべきは「電子取引」
- 1.2.電子取引データの保存要件
- 2.システムの導入は必要なのか？
- 2.1.システムを使わずに対応する場合のメリット
- 2.2.システムで対応する場合のメリット
- 3.まとめ
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法には、データ作成した帳簿や書類をデータのまま保存する「電子帳簿保存」、紙の書類を画像データに変換する「スキャナ保存」、電子データでやり取りした取引情報をデータで保存する「電子取引」の3つの保存区分があります。
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この保存区分のポイントは二つです。
- 「電子取引」の電子データ保存については2023年12月31日までに要件を満たすための対応が必須です。
- 紙で受け取った請求書や領収書は、今まで通りそのまま紙で保管することが認められています。
つまり最低限、対応が求められるのは「電子取引」のみです。以降、電子取引保存について解説していきます。
対応すべきは「電子取引」
電子取引とは、請求書や領収書などの取引情報を、電子メールで受け取ったり、インターネットのホームページからダウンロードしたりして、電子的な方法でやりとりをする方法です。
例えば、電子メールの本⽂・添付ファイルで請求書に相当する情報をやりとりした場合や、WEB 上でおこなった備品等の購⼊に関する領収書に相当する情報が、サイト上でのみ表示される場合には、それぞれの電子データを保存する必要があります（PDF やスクリーンショットによる保存も可）。
この時、受け取った場合だけでなく、送った場合についても保存が必要です。
参照：【令和４年１月以降用】電子取引データの保存方法をご確認くださいー国税庁
電子取引データの保存要件
今回の改正に伴い、データで保存するといっても、内容を改ざんできてしまったり、そもそもどんな取引があるのか把握できなければ意味がありません。そこで、電子取引の保存に際しては２つの要件があり、それぞれ以下の目的があります。
- 真実性の確保：保存されたデータが改ざんされていないこと
- 可視性の確保：保存されたデータを検索・表示できること
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1、真実性の確保
（いずれかに対応すること）
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2、可視性の確保
（全てを満たすこと）
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1、真実性の確保に対応するには、①②はタイムスタンプ、③はシステム導入費用や利用料が必要になります。
中小企業に限っていえば、1、真実性の確保についてはデータの訂正・削除の防止に関する事務処理規程の備付及び運用、2、可視性の確保については「取引日、取引先名、金額」での検索可能性の確保、により対応するケースが多いのではないでしょうか。
国税庁が、事務処理規程のひな形及び検索するための索引簿のひな形を公開していますので、そちらを応用するケースが多いと思います。
システムの導入は必要なのか？
前述の通り、データの保存要件にはシステムを導入せずシステムを使わずに対応する場合と、システムを導入する場合の記述があり、会社毎で決める必要があります。それぞれのメリットをみていきましょう。
システムを使わずに対応する場合のメリット
メリットは費用をかけずスタートできることでしょう。その分デメリットとしてこんな作業が増えることが想定されます。
- 事務処理規程の作成し、検索機能を確保するための作業（ファイル名で規則性を持たせるor索引簿を作成）が必要。
- 電子データをどこに保存するか（どのフォルダに保存するか）決める必要がある。
システムで対応する場合のメリット
メリットは電子帳簿保存法の要件や保存ルールを満たすことができ、書類を一元管理することもできることでしょう。しかし費用が発生することに加え、「どのシステムにするか？」ということを考えなければいけません。ポイントは、
- 企業によってデータの扱い方や書類の承認ルール等に違いがあるため、それらに対応できるか確認する必要がある。
- 電子帳簿保存法に対応したシステムは様々あり、システムによって機能差があるので、確認が必要。
たとえば、電子取引においては、受け取った請求書や領収書のデータを手間なく保存できるシステムが望ましいでしょう。更に交通系ICカードや法人カードの利用実績データとの連携に対応しているものもあります。今お使いのシステムとの連携なども注意する必要があるでしょう。
まとめ
システム導入の際は、コストがかかるとともに事前準備がとても大切です。とはいえ、自動化できる部分をシステムに担ってもらえればメットは大きいはずです。会社の業務プロセス全体を見渡しながら「システムに担ってほしい作業はなにか？」について考えてみるのもいいのではないでしょうか。
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「電子帳簿保存法」と並んで対応が迫られるのは「インボイス制度」。こちらもイラスト記事＆動画でまとめていますので、宜しければ見てみてください。
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