効率的な労働時間管理は、業務プロセスの最適化を実現するためにも不可欠です。 たくさんの勤怠管理ソフトがありますが、そもそも勤怠管理ソフトではどのようなことができるのでしょうか。

勤怠管理の方法は、紙の出勤簿で行う方法や、タイムカード・ICカードなどの勤怠管理ソフトを利用し、時間外労働・有給休暇取得の状況などを記録する方法があります。 この記事では、勤怠管理の基礎知識 と勤怠管理ソフトを使う際の便利な機能・メリット効果について紹介します。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、労働基準法で定められた企業の義務で、従業員の労働状況を記録し、会社がその状況について正確に把握することを言います。

特に、時間外労働や休日出勤は割増賃金の対象になるため、企業は勤務した時間を正確に把握しておかなければなりません。管理する項目は 、大きく分類して「労働時間」と「休憩時間」を管理します。 以下が管理項目です。

• 始業・終了時刻、労働時間、休憩時間
• 時間外労働時間
• 深夜労働時間
• 休日労働時間
• 出勤日、欠勤日、休日出勤日
• 有給取得日数・残日数　など

会社はこれらの情報を正確に管理することで、働きすぎを阻止し、また社員の労働状況の改善に努めることができるようになります。正しい勤怠管理は適正な賃金の支払いにつながるだけではなく、過剰労働の早期発見や防止効果が生まれ、従業員の健康維持や法令遵守にも結び付きます。

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勤怠管理を行う目的

労働基準法などの法律と労働条件遵守のため

労働基準法では、労働時間の上限を「1日8時間、週40時間まで」と定めています。この法定労働時間を超えて働かせる場合、企業は労働組合との間で書面による協定（36協定）を締結し、労働基準監督署に届け出る必要があります。

給与計算を正確に行うため

勤怠情報は給与計算に利用されます。正しい給与、残業代を計算するためには、時間外労働や休日労働の把握も必要になります。従業員に支払う給与は従業員が労働した時間全てに対して支払わなければなりません。

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勤怠管理ソフトとは

勤怠管理ソフトとは、出退勤時間の打刻・記録から、残業や各種休日休暇の申請、シフト作成、労働時間の集計など勤怠管理に関する業務全般を支援してくれるシステムです。

勤怠管理システムを導入することによるメリットは、従業員の正確な勤務時間を把握できるということです。代表的な機能や効果をみていきましょう。

勤怠管理ソフトの代表的な機能や効果

正確な出退勤の打刻管理

excelの「出勤簿」や打刻のみの「タイムレコーダー」を使っている場合、打刻時間を電卓やエクセルを使って手入力集計したり、勤怠締日以降でしか締め作業できないため、担当者の残業が発生する等、 人的ミスの起こる場面がたくさんあります。

PC接続式タイムレコーダーなら、毎日打刻するだけでデータ化されます。打刻漏れのない安全な業務遂行はもちろん、記録を保存する作業もとても楽になります。

（正確な出退勤の打刻）

さまざまな方法で打刻が可能

多くの勤怠管理ソフトでは、タイムレコーダー・PC・スマホ・ICカード・生体認証などワークスタイルに合わせてさまざまな方法で打刻が可能です。 

例えば、毎回作業現場が変わる工事の場合は、スマホから打刻できます。こちらにはGPS機能もついており、不正打刻防止の役割も果たします。 勤怠システムを導入すると、好きなタイミングで随時勤怠チェックが可能になるため、勤怠の締め作業の効率化も図れます。

（メンバーのリアルタイムな在籍情報が閲覧可能）

労働時間の管理・過重労働の防止

勤怠管理システムでは、時間外労働時間を会社側が確認したいとき、勤怠状況をリアルタイムで直ちに確認することができます。 アラート機能を使えば、事前に法令違反を防ぐことができます。

法改正への対応

勤怠ソフトを利用していると、メーカー保守などで提供される自動アップデートで、日々の法改正にも直ちに対応することができます。 現在、一般企業に定められている”時間外労働の上限規制”が、2024年4月から建設業/運転手/医師等にも適用されますね。

この2024年問題を乗り切るためのツールとして、勤怠管理システムが注目されることが予想されます。

＞2024年問題「時間外労働の上限規制」への対応を解説

まとめ

勤怠管理ソフトと言っても、メーカーによって備わっている機能や入力のしやすさ、見やすさ、価格も異なります。

検討している勤怠管理ソフトが自社に合っているのか、自社でやりたいことはどのメーカー製品だと実現できるのか、不安な点がある方は些細な事でも構いませんのでお気軽にご連絡ください。

導入してからもご満足いただけるよう、最も合う製品をご提案させていただきます。

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