支払業務の効率化と請求書のデジタル化 ～請求書受領から支払までまるごとデジタル化～
毎月の支払業務、簡潔にミスなく完結したくないでしょうか？業務の関連上、加えて請求書の電子保管もできれば最高ですよね！ 経理担当者の皆さんが支払い管理を効率的に行うために、請求受領から支払いまでのプロセスをデジタル化するメリットとデメリットをご紹介します。
請求受領から支払いまでスムーズに行うことで、業務効率が向上し、時間やコストの削減につながるでしょう。
目次[非表示]
- 1.支払管理とは？
- 2.デジタル化することのメリット
- 2.1.Excel管理が不要になる
- 2.2.システム導入による効率化
- 2.3.チェック作業が不要になる
- 2.4.電子帳簿保存法への対応
- 3.デジタル化することのデメリット
- 4.まとめ
支払管理とは？
支払管理とは、企業が取引先への代金（買掛金）の支払予定や支払履歴の管理をすることです。
支払管理をきちんと行っておけば、各取引先への支払予定や、買掛金をいつ、どのように支払ったのかがすぐにわかるようになります。
支払管理の重要性
支払管理は、企業としての信用にも関わるため、確実性と効率性が求められます。支払管理を行うことの重要ポイント3つご紹介します。
- 支払漏れを防ぐ
- 予定どおりに正確な支払いを行い、 取引先との信頼関係を保つ
- 資金繰りに役立つ
取引先への支払管理を徹底することによって、買掛金の支払いの抜け・漏れを防ぎやすくなります。取引先から請求書が送られてきているにもかかわらず、支払管理にミスが起こってしまえば、信頼を落としかねません。
特に、支払サイクルが取引先ごとに異なる場合には、いつまでに、どのくらいの金額が必要なのかが曖昧になりがちです。支払予定表によって支払管理を行うことで、いつ、いくら、どこに支払えば良いのかが明確になり、 資金繰りに役立てることができます。
支払管理の流れ
支払管理で取り組むべきことは決まっており、各手順を漏れなく進めていくことが大事です。支払管理の具体的な手順は、企業によってさまざまですがここでは、支払管理の一般的な流れを紹介します。
- 請求書を受け取る
- 支払管理表（支払予定表）を作成する
- 支払いを行う
支払管理表（支払予定表）を更新する
- 会計上の仕訳をする
支払管理では、まず取引先からの請求書を確認して、支払方法や期限などをチェックします。請求書の内容に基づいて支払管理表（支払予定表）を作成して、情報を一元化することが大切です。
請求書ごとに金額や支払期限などが異なるので、社内でルールをしっかり作って共有しておきましょう。ルールを明確化することで、間違いやミスに気づきやすくなります。
支払管理のミスをなくし、効率化するためには業務のデジタル化が欠かせません。ここでは、デジタル化によるメリットについて紹介します。
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デジタル化することのメリット
支払管理のデジタル化をお勧めする理由を4つご紹介します。
Excel管理が不要になる
すべての債務をまとめた支払予定表を自動作成できるので、Excel管理が不要になり、正確な支払予定表を自動作成することができます。
システム導入による効率化
支払管理システムの導入は、取引先や支払件数が多い事業者に適した方法と言えます。
基本的な機能が最初からそろっているため、自分で表を作成したり、計算式を入力したりする必要がないというメリットがあります。
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チェック作業が不要になる
支払消込したデータから振込データの自動集計がされるため、インターネットバンキングへの入力作業やチェック作業が一切不要になります。（例：債務残高確認資料の自動作成）
（イメージ）
電子帳簿保存法への対応
請求書をアップロードするとAI-OCRが読み取りデータ化し、請求書電子帳簿保管が可能になります。
出典：国税庁PDF「電子帳簿保存法が改正されました」より
デジタル化することのデメリット
支払管理をデジタル化することのデメリットも以下に記載します。
上書きするとデータが消えるリスクがある
エクセルで支払管理を行うときは、支払い関する必要項目をまとめた支払管理表を作成することと効率的だが、Excelの支払予定表は、上書きするとデータが消えるリスクがあります。
データ量が増えると動作が重くなる
データ量が増えると動作が重くなったり、取引先が増えると対応しきれなくなったりといった問題があります。
ミスが生じても間違いに気づくまでに時間がかかる
ミスが生じても間違いに気づくまでに時間がかかってしまい、修正作業に多くの労力が必要となってしまうケースもあります。
まとめ
支払い管理を効率的に行うために、請求受領から支払いまでのプロセスをデジタル化するメリットとデメリットをご紹介しました。デジタル化のメリットを3つのポイントで整理します。
- 支払業務が自動化され、Excel管理からの解放。
さまざまな債務データを一本化でき、支払予定管理、支払消込、銀行振込データ作成までの一連の作業を自動化しExcel中心の業務がなくなり、業務時間を大幅に削減できる。
- 債務残高を自動集計し、正確な債務状況を可視化。
債務残高を自動集計するので、残高や支払状況がリアルタイムに確認できる。
債務管理全体の業務生産性と正確性の向上。
手作業で行われてきた支払予定管理から支払処理・残高管理などの債務管理に関わる全ての業務プロセスをデジタル化することで、債務管理全体の業務生産性と正確性を向上させることができる。
経理担当者の皆さんにとって、請求受領から支払いまでスムーズに行うことで、業務効率が向上し、時間やコストの削減につながる参考になれば幸いです。
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