2022年1月から施行されている改正電子帳簿保存法 「電子取引における電子データ保存の義務化」の2年間の猶予期間が2023年12月31日で終了となり、 2024年1月から電子取引の電子データ保存の義務化が開始しました。

これは、法人、個人事業主、一定以上の副業収入がある人など、国税関係帳簿や書類の保存が義務付けられている人すべてが対象になります。今回の記事は、改正電子帳簿保存法への対応で最低限やらないといけない事を解説します。

最低限実施すべきこと

保存形式への対応

電子帳簿保存法対応 において、「電子取引データ」は、必ず保管しましょう

電子取引データとは、メールやホームページからダウンロードした書類ファイルや、自社で発行し、相手先にメールやwebページから送付をしている書類ファイルが該当します。

紙で印刷されて送られてきた書類や、相手先に紙で印刷されたものを送っている場合は、電子化して保存せず、そのまま紙で保管をして問題ありません。

紙をスキャンし、電子化して保存する「スキャナ保存」も電帳票に記載がありますが、こちらは「やってもいいですよ」なので、絶対にしなければならない事ではありません。

「電子取引データ」 をただ保存するだけでは、電子帳簿保存法に対応したとは言えません。電子取引データの保存には重要な要件が2つあります。 

改善防止措置への対応

電子帳簿は、改ざんや消失から守るための対策を講じる必要があります。バックアップの取得やセキュリティ対策を行い、データの安全性を確保しましょう。

これには方法が2つあります。

1. 電帳法に対応したソフトウェアを導入した上でタイムスタンプ機能を使う事
2. 「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規定」を作成して備え付ける事

2の規定を利用する方法の場合、システムの導入は不要です。国税庁のページに規程のサンプルがございます。

参照：「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）」

日付・金額・取引先で検索できること

電子帳簿は、税務署などの監査対応に備えて、適切に整理・管理しておく必要があります。必要な情報を迅速に提供できるようにしておきましょう。

保存したデータは、取引データの種類ごとに

• 日付
• 金額
• 取引先

で検索できる状態である事が必要です。

日付または金額は、範囲指定して検索できること、2以上の項目を組み合わせて検索できることも必要です。電帳法に則ったシステムを使用しない場合は、索引簿を作成する等の方法で対応する必要があります。

システムを導入するかの判断

システムを導入すべきかどうかの判断は、

• 電子取引データの数
• 電子帳簿保存法対応の事務作業を担当する人数

により、変わります。

実際の請求書処理で見てみます。

社内運用フローの確認

請求書受領～保存まで、紙と電子データが混在している場合の例です。

（請求書受領～保存 までのイメージ）
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【電子取引データが多い】場合や、【対応する事務作業担当者の人数が少ない】場合は、システム導入を検討した方が良い場合があります。

電帳法に則るための確認・対応業務に時間を割かれてしまい、本来行わなければならない業務に支障が出てしまう事にもなりかねないためです。

システムを導入しても、多少の入力等はありますが、全て手作業で保存するよりはやはり大幅に時間を削減でき、管理もラクになります。

コストの確認

帳簿や書類の電子保存にあたってシステムを導入する場合は、一定のコストがかかります。

クラウドサービスであれば、導入時の初期費用と月額費用がかかる場合が多いでしょう。それぞれの事業主の規模や、利用したいサービスの内容などを考えて、適したシステムを検討する必要があります。

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まとめ

今回の改正電子帳簿保存法において、企業がもっとも重点を置くべき点は、「電子データで受け取った証憑（請求書や領収書など）は、プリントアウトして紙で保管することが認められず、電子データのまま保管しなければならない。」という点です。

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